Cotation transport international : préparer sa demande et vérifier l’offre reçue

Une cotation transport international est la proposition chiffrée qu’un transitaire vous adresse pour un envoi déterminé : telle marchandise, de tel point à tel autre, par tel moyen de transport. Elle précise ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas et jusqu’à quelle date le prix tient. Sa fiabilité dépend d’abord de vous. Plus votre demande est exacte, moins le montant final risque de s’en écarter.

Ce que le transitaire doit savoir pour vous coter

Il a besoin de trois blocs d’information. Le premier décrit l’objet du transport :

• ce que vous envoyez, désigné clairement : « groupe électrogène diesel neuf » plutôt que « matériel » ; c’est cette désignation qui ouvre ou ferme certains modes de transport et détermine les formalités ;
• la forme des colis : cartons, caisses en bois, palettes, fûts, cantines, véhicule roulant ou non ;
• le nombre de colis, puis pour chacun la longueur, la largeur, la hauteur et le poids, toujours mesurés avec l’emballage ;
• la valeur, qui sert à la déclaration en douane et au calcul d’une éventuelle assurance.

Le deuxième concerne le parcours :

• l’adresse où la marchandise sera prise en charge, ou votre intention de la déposer vous-même au port ;
• le port d’arrivée, ou la ville du destinataire si vous voulez une livraison finale ;
• l’incoterm, quand il s’agit d’une vente, pour savoir où s’arrête votre part ;
• la date à partir de laquelle tout sera prêt.

Le troisième regroupe les contraintes particulières : produits classés dangereux comme les batteries, aérosols ou peintures (joignez la fiche de données de sécurité, et consultez notre guide sur les marchandises dangereuses), colis à ne pas gerber, pièce qui nécessite un engin de levage, accès difficile au lieu de chargement, besoin de froid.

Un exemple de demande bien rédigée

Voici à quoi ressemble une demande qui permet de répondre du premier coup :

Enlèvement à Melun, entrepôt équipé d’un quai. Six caisses en bois de matériel agricole non motorisé, chacune 120 × 100 × 110 cm, 380 kg emballage compris, non gerbables. Valeur totale indiquée sur facture jointe. Destination : Abidjan, port seulement. Vente en FCA. Marchandise prête début du mois prochain. Merci de chiffrer groupage et conteneur 20 pieds.

Tout y est : la nature, le conditionnement, les mesures, la contrainte d’empilage, le périmètre et une alternative à comparer. Si vous hésitez sur le volume utile d’un conteneur, notre guide des mesures intérieures de chaque conteneur vous donne les repères.

Quelques règles pour demander une cotation fiable

Écrivez. Un formulaire ou un message prouve les mesures communiquées ; si un litige survient sur les mètres cubes, ce document vous protège.

Envoyez les mêmes données à chaque prestataire consulté. Sans cela, les offres ne se comparent pas.

Précisez l’étendue attendue. Port ou domicile, douane comprise ou non, assurance ou pas.

Décrivez le besoin, pas la solution. Vous n’avez pas à choisir le port de départ ou le type d’équipement : c’est le travail du transitaire de vous le proposer.

Signalez vos incertitudes. Un chiffre annoncé comme estimation vaut mieux qu’une mesure inventée.

Contrôler l’offre reçue

À réception, relisez l’offre dans cet ordre.

Le périmètre. Où commence et où s’arrête la prestation ? « Départ port » et « départ entrepôt » ne recouvrent pas le même service ; « arrivée port » laisse au destinataire les frais locaux.

Les données reprises. Vérifiez que le transitaire a retenu vos mètres cubes, vos kilos et votre nombre de colis : tout le calcul en découle. Pour une place en groupage, c’est la plus favorable au transporteur des deux unités, mètre cube ou tonne, qui sert de base ; en aérien, un colis volumineux mais léger est facturé au poids taxable, qui dépasse son poids réel.

Les lignes. Pré-acheminement, frais au port de départ, déclaration d’export, fret, surcharges, frais d’arrivée, assurance. Une ligne absente ne signifie pas qu’elle est gratuite : demandez où elle se trouve. Chacune est décrite dans notre fiche sur le coût d’un transitaire.

Les exclusions. Droits et taxes à l’importation, dépassement de franchise au port, frais d’inspection, conséquences d’un écart entre la marchandise annoncée et celle remise : ces mentions figurent en général en fin d’offre.

Les conditions. Date limite, modalités de paiement, réserve de place et d’équipement, renvoi aux conditions générales qui fixent les limites de responsabilité.

Pourquoi une cotation expire

Le fret varie avec la capacité des navires. Les surcharges liées au carburant, à la saison ou à l’encombrement d’un port changent de leur côté. Et une offre ne réserve aucune place à bord : la réservation n’intervient qu’après votre accord. Si votre marchandise prend du retard, demandez une mise à jour avant de fixer votre propre prix de vente.

Après votre accord

En acceptant l’offre par écrit, vous passez commande. La réservation est lancée et il vous revient de fournir les pièces nécessaires : facture, liste de colisage, coordonnées complètes du destinataire. Relisez-les avant de les envoyer ; la liste complète figure dans notre fiche sur les pièces à préparer.

Les erreurs qui faussent le prix

• Mesurer le contenu sans la caisse ni la palette.
• Additionner les volumes en oubliant qu’un colis non gerbable occupe toute la hauteur.
• Donner un poids approximatif, alors que le conteneur sera pesé avant l’embarquement.
• Taire la présence d’une batterie ou d’un aérosol, au risque d’un refus au chargement.
• Demander un prix « pour l’Afrique » sans nommer de port ni de ville.

Prêt à nous décrire votre envoi ? Remplissez notre formulaire de devis avec ces éléments ; s’il manque une donnée, nous vous la demandons avant de chiffrer.