Bordereau de suivi de cargaison : le comprendre et l’obtenir à temps

Le bordereau de suivi de cargaison n’existe pas dans les échanges avec l’Europe ou l’Amérique du Nord, et c’est pour cela qu’on l’oublie. Pourtant, vers une bonne partie de l’Afrique de l’Ouest et de l’Afrique centrale, une cargaison qui arrive sans lui reste bloquée au port. Chaque pays l’a institué à sa manière, sous son propre sigle, et peut en changer les modalités. Voici le principe commun, les pièces à prévoir et la façon dont nous le traitons.

Le bordereau de suivi de cargaison, une déclaration anticipée

L’idée est simple : le pays de destination veut savoir ce qui arrive dans ses ports avant que le navire n’accoste. Pour chaque expédition, le bordereau lui transmet l’identité de l’expéditeur et du destinataire, la description et la quantité des marchandises, leur valeur, le montant du fret, le navire et les ports de chargement et de déchargement.

Les autorités utilisent ces données pour suivre le trafic, rapprocher les valeurs déclarées en douane de la réalité, observer les taux de fret appliqués sur leurs lignes et cibler les contrôles. Pour le destinataire, c’est une pièce de plus dans le dossier de dédouanement, à côté du connaissement et de la facture.

Il ne faut pas le confondre avec d’autres documents. Il ne transporte pas la propriété de la marchandise comme le connaissement, il ne l’assure pas et il ne vaut pas déclaration en douane. Aucun de ces papiers ne le remplace.

BSC, BESC, ECTN : pourquoi tant de sigles

Le nom dépend de la langue et du pays, pas du rôle. BSC signifie bordereau de suivi des cargaisons ; quand la procédure est dématérialisée, on parle de BESC, avec un E pour « électronique ». Les pays anglophones et certains organismes emploient ECTN, pour electronic cargo tracking note, ou sa forme courte CTN. Le Gabon utilise le BIETC, bordereau d’identification électronique de traçabilité des cargaisons, et la République démocratique du Congo la FERI, fiche électronique de renseignement à l’importation.

Le tableau de cette page indique les appellations que nous avons relevées à la date de rédaction. Il n’est ni exhaustif ni définitif : certains pays ont suspendu le dispositif puis l’ont rétabli sous une autre forme, et les organismes habilités changent. Avant chaque départ, nous contrôlons l’exigence en vigueur pour votre destination. Retenez une règle constante : un bordereau ne vaut que pour le pays qui l’a créé, jamais pour son voisin.

Qui le délivre et à quel moment le demander

La délivrance relève de l’organisme désigné par le pays d’arrivée, le plus souvent son conseil national des chargeurs. Selon les cas, la demande passe par une plate-forme en ligne ou par un représentant que cet organisme a habilité dans le pays de chargement. C’est l’expéditeur, ou le transitaire qui agit pour lui, qui constitue le dossier, paie les frais, obtient un numéro, puis la validation.

La démarche suit le rythme du connaissement :

1. dès la réservation, un projet de bordereau est préparé à partir du projet de connaissement ;
2. le numéro obtenu est transmis à la compagnie maritime, car plusieurs pays veulent le voir reporté sur le manifeste du navire comme sur le connaissement ;
3. une fois la marchandise à bord, le connaissement définitif est envoyé et le bordereau est validé.

Chaque pays impose une échéance, avant le départ ou avant l’arrivée du navire. Au-delà, on ne valide plus, on régularise, ce qui coûte plus cher et prend plus de temps. Sur les lignes courtes, la marge est faible.

Les pièces à réunir

Le détail varie selon la destination, mais on retrouve presque toujours :

• la liste de colisage ;
• le connaissement, d’abord à l’état de projet ;
• une facture de vente, remplacée pour un déménagement par une attestation de valeur ;
• le justificatif du montant du fret, facture du transporteur ou attestation si ce montant est inclus dans le prix ;
• la déclaration d’export validée ;
• pour un véhicule, son certificat d’immatriculation ;
• selon le pays, un certificat d’origine ou le numéro fiscal de l’importateur.

Ces documents sont comparés entre eux : poids, nombre de colis, valeur, nom du destinataire. Un écart entre la facture et le connaissement est le premier motif de rejet.

Ce qui détermine son coût

Le barème appartient au pays de destination. Selon les pays, la base est le connaissement, le conteneur, le véhicule embarqué en roulier, ou encore le poids ou le volume d’un lot en groupage ; la taille du conteneur entre parfois en compte. Comme il s’agit d’un montant par dossier et non d’un pourcentage, il pèse davantage sur un petit envoi. Qui le paie se règle entre vendeur et acheteur selon l’incoterm retenu ; dans les faits, il est presque toujours établi au départ.

Pays enclavés et oublis : les deux pièges

Une cargaison pour le Mali, le Niger ou le Burkina Faso débarque dans un port côtier avant de continuer par la route. Le document demandé est alors, en règle générale, celui du pays où la marchandise termine son voyage. Le connaissement doit donc mentionner sans ambiguïté la destination finale et le transit, sous peine de devoir justifier la cargaison dans deux pays.

Sans bordereau valide, le déclarant du destinataire ne peut pas clore son dossier : la marchandise reste sur le terminal. La régularisation ajoute une pénalité au prix normal du document, pendant que courent les frais de stationnement et, pour un conteneur, l’immobilisation facturée par la compagnie. L’économie apparente se transforme vite en surcoût.

Notre façon de procéder

Pour chaque envoi, nous vérifions si le pays d’arrivée impose ce document, sous quelle forme et avant quelle échéance, puis nous le traitons en même temps que les formalités douanières au départ. Précisez-nous où va votre envoi et ce qu’il contient sur notre formulaire de devis : notre réponse précisera si un bordereau est nécessaire et ce qu’il coûtera.